1.优化单据处理流程，方便单据催办和查询
传统形式的公文审查和修改环节受到很大的人为因素的制约，随机性大，不能保证公文的质量和及时性。过去，在公文处理的过程中，公文是通过邮件发送或由本人亲自递送的。文档接收流程也由多个部门（如收发室）传递，有时文档丢失。在分发文件的过程中，经常会出现上下级、部门之间的跨写错误等不规范现象。
通过固化科学办公流程，建立标准化模块，电子文档管理系统不能跨节点运行，所涉及的所有修改痕迹将详细保存在系统中，并进行正确备份。使电子文档管理系统能够严格按照职责和流程进行操作，减少了不必要的环节，提高了公文处理的速度，确保公文在控制范围内有序处理。
同时，电子文档管理系统的操作过程具有较强的透明性和可视性。所有与文件有关的人员可以随时查看自己所办理的文件的整个流通过程，包括办理方法、办理步骤及相应的办理人员，及时跟踪文件的全过程，随时控制文件的下落和当前状态，以便加快查询和利用。
2. 专人负责管理，明确文件管理的权责
在电子文档管理系统中，分工比较明确。只要在电子文档管理系统设置的平台上按照正常流程操作所有文件，由起草人签发的文件将自动提交给相关胜任人员进行处理。同时，明确部门评审、初审、领导签字盖章的管理流程，确保各部门、车间负责相关流程。如果在任何一个环节出现问题，都可以清楚地找到相关负责人，避免了负责人的混乱，实现了专项管理。电子文档管理系统还自动生成记录，记录每个环节的处理器修改痕迹。
3. 加强协同办公能力建设，促进信息共享和公开
在传统形式下，纸质文件只能被一个人在同一时间、同一地点阅读，具有信息的排他性。电子文档管理系统的应用后，系统人员不仅加强了外部信息的有效收集，但也通过系统的文档流，实现了各部门之间的合作和信息共享，极大地促进了信息披露的进程。
