电子文档管理系统是以现代信息技术的普遍应用为基础

作者:云帆互联
时间:2021-12-10 09:14

     电子文档管理系统可实现资源共享。一种完全意义上的非结构化文档存储管理系统,具有有序的信息空间和开放的信息环境的特点。可有效地组织、管理和利用各类归档文档,最终实现文档数据的价值。

     在企业中,文档通常以电子文档的形式存在,例如Microsoft。Doc格式、exls格式、PPT格式、PDF格式等;这些电子文档可能是流程性质的或由公司正式发布的,可能处于准备阶段,或可能已存档且无法修改。

     电子文档管理系统以深化文献信息资源开发利用、支持企业发展为方向,构建内容丰富、结构合理、质量优化的文献资源体系,以确保文献信息资源的安全利用和存储为重点,在加强文献信息建设标准和规范的基础上,构建信息管理规范化,信息资源数字化,形成网络化信息服务和安全信息存储。系统功能可扩展,以满足当前和可预见的业务需求,并且易于扩展。

     电子文档管理系统的作用如下:

     1、文档管理

     可搭建存储平台,使得文档可以共享。可以创建无限的文件夹和子文件夹结构。您可以自定义目录排序。组织的所有成员都可以轻松安全地共享和查看文件。可进行日期、大小上的排序,目录可进行缩减比例显示;全文搜索和高级搜索引擎帮助工作人员从大量数据中快速准确地找到所需的文件。

     2、安全控制

     设置权限,控制用户浏览、下载、打印、订阅、删除,创建安全环境;设置IP登录;文件进行加密设置,以确保企业数据的安全性。

     3、协作办公

      创建新文档时,用户可以调用授权模板。系统根据统一的规则自动命名文件,实现文件名的规范化管理。系统支持按时间自动收回借出单据。系统支持对单据进行备注。

     4、整合

     与办公无缝集成,系统运行与本地运行相同。在不改变任何习惯的情况下,可以快速入门,熟练使用系统,多人编辑文档,管理多个版本,提高工作效率。

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