企业对于文档的管理是非常重要的工作，如果一些文档内容得不到妥善的保存，一旦出现信息泄露也会造成很严重的损失。另外对于文档如果规划不完整或者无法做到正确的细分，到时候进行查阅时也是很不方便的，很有可能还会因为太多文件而导致误删。这样的问题都是在企业内部不应该出现的，如果文档实在是太多了，可以借助于相应的管理系统。
文档管理系统就是能够对公司各种的行政文书以及电子类的文档进行综合性管理的一种工具，这样的软件既能够对企业的文档管理中所出现的弊端进行规范化的修正之外，还能够简化企业对于文档管理的相关流程，提高了管理的效率。一般企业传统的管理方式是一个人工来进行整理和归档，这样的操作其实存在着很多的弊端，比如说纸质的空间需求量越来越高，而且版本越来越多的时候也容易出现混乱，搜索时间会比较长。
所以在这样的情况下，企业可以选择使用文档管理系统，借助于计算机网络技术，能够把企业的所有文档录入到一个系统之中，通过现代化的方式来进行储存，能够对文档起到科学管理的效果。而且文档管理系统不仅仅只是有储存的作用，而且还可以实行内容和版本的更新，在安全性方面也是完全可以放心的，借助于多种的保护系统，所以不会出现文档泄露或者是混乱的情况。
