现代化办公离不开计算机，想要办公取得的效果好，各种文件的管理则是很重要的。而在办公过程中，合适的文件管理软件才可以使得办公的效果更满意，正是因为如此，在软件选择时候，具备的功能情况也是很多人都关心的。符合了软件应用过程中的功能需求之后，实际在办公方面也会变得更加轻松。
OFFICE、PDF等都是很常见的办公软件，在办公过程中使用这些软件的时候，如果需要在建立完成的文件中寻找固定的词汇。在文件管理软件方面则需要满足高效全文检索方面的功能，只有符合了这方面的功能之后，找寻目标的词汇则会变得很轻松。并且通过了这种全文检索的方式之后，需要找寻的词汇则不会遗漏，相对于人工而言明显效果要好很多。
为了在办公过程中可以更加轻松，文件管理软件在软件的分类功能也应该认真了解。从软件具体应用方面需清楚，软件需要支持无限层次的文件夹以及子文件夹方面的结构。正是因为支持文件夹分类方面拓展性很强，并且文件夹管理方面可以有清晰化的分类，这样具体各种文件整理方面则会节省很多的时候，自己创建的文件夹在工作中的清晰度也会很高。
考虑到办公的灵活性问题，在文件管理软件各部分了解中，软件还需要具备精细权限控制这方面的功能。在软件满足了这些使用功能之后，多维度权限控制策略便是可以满足的。实现了对各种文件很精细控制之后，对于文件在应用中的便捷性好处确实有很多。所以在使用软件过程中，带给办公人员的便利性确实是很突出的。
在这些有关于文件管理软件的功能都丰富之后，便可以对于软件使用中的情况具有更多的了解。与此同时，在软件应用方面，文档的在线预览、灵活多端的适配以及文档防扩散体系等多种功能也成为了很重要的构成。只有满足了各个方面的应用功能，在文件管理方面才可以符合办公的需要。
