电子公文系统的存在的问题有哪些?

作者:云帆互联
时间:2021-11-30 09:47
  1. 如果一个电子公文系统流程没有及时处理,官方文件就不能按时处理,处理的及时性、准确性、保密性和实效性是文件处理的关键因素。文件处理的每个环节都需要及时处理,确保文件在一定的时间内完成。曾经在这个链接的人未能及时处理,文档处理时间可能会被推迟,因为涉及的所有业务流程和操作有严格的权限控制,每个用户登录一个账户和一个特殊的密码,和其他人员不能进入系统处理文件。
  2. 电子公文系统受技术处理手段的限制,有些环节不符合档案管理的要求

     领导签名是文件处理的重要组成部分。纸质文件大多由领导签字,领导的亲笔签字是签字的基础。手工签名表单增强了业务模块的适应性,便于领导使用,使个人办公更加人性化。然而,无论是印刷还是手写笔都不能真正体现领导签发的权威性和独特性,一旦领导的登录密码泄露或被盗,就存在被他人签名的隐患。

     3.易于发生事故的

     在网络中,存在着太多的不确定因素,如在文件起草和传输过程中意外的计算机崩溃和断电等,容易造成文件的丢失和损坏。机密文件还可能受到网络黑客的攻击,导致文件丢失和泄露,因此电子文件系统存在很大的风险和不确定性。

    改进建议

  1. 针对“一个流程不及时处理,公文就不能及时处理”的问题,对电子公文系统进行了优化,增加了传递功能。如果领导没有在单位,不能及时处理文档,我们可以呼吁意见,任命公文管理员进入管理员账户的电子公文系统和传输文件根据电话征求意见,及时转移文件。
  2. 由于存在保密文件可能泄露的缺点,对保密文件仍采用传统的纸质流通方式。有专人负责保密文件的传阅,流通后,纸质文件被回收。在流通过程中,严禁将保密文件转换为电子文件。

    3.总结

     电子公文系统通过计算机网络实现对公文的全面、完善的协同管理,提高了信息交换的效率和共享程度,大大提高了办公效率,与传统的工作方式相比,减轻了工作负担,节省了办公费用。

返回列表