电子公文系统就是通过网络发送和接收文件。电子公文系统的主要特点如下：
电子公文系统包括文档处理、传输和交换、安全保障和归档管理等主要过程。其工作原理与原始纸质文件处理过程在理论上是一致的。然而，由于现代信息技术的固有特性，电子公文系统显示出许多纸质文档所不具备的特性：
1、系统和网络支持
电子公文系统是用数字编码记录的，这需要计算机和计算机的帮助。文本的传输和共享还是需要通过网络及硬件平台。
2、大容量和智能化
电子公文系统可实现多种信息（文字、图像等）的结合、传输、加工、复制。全过程多节点智能自动处理，包括物料采集、文字图像输入、格式生成、元素识别、审核流程、数字印章、传输发送、分拣归档、限时处理、入库提示、退货预警等。
3、方便、高效
一次点击即可完成电子文档处理界面程序。对于纸质文档，只能由多个程序和多个人完成的工作量。通过电子公文系统可以通过计算机控制工作环节自动显示、排序、查询、过程跟踪等多通道程序完成，实现方位和远距离关闭的高速传输，并跟踪和监控文件处理过程；文档管理部门可以利用数据库和检索技术来实现。存档文件的自动编号和查询可在存档信息数据库中找到条件高速检索以快速准确地获取归档的公文信息。
4、集成、互联和共享
该系统有效地集成了文本、数据、图表、图像、语音、音频和视频信息集成在同一电子文档中，实现对同一文档中多个信息的数字化处理。同时，可以实现公文全过程的自动化日常管理。机关内部、人员之间、单位与上下级之间，文件接收、文件处理、审稿、报批、文件发放、归档等各个环节都在同一个系统中。从而使工作人员能够同时阅读信息、使用公文信息。在处理文件时，征求意见、会签公文和共同撰写文件都很容易。
